La crise du coronavirus a-t-elle modifié le traitement des paiements dans le secteur de la logistique ?

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Faire appel au service de recouvrement

 

Monsieur Oebel, pouvez-vous nous décrire en quelques mots, en quoi consiste votre travail.
Je suis Directeur du service juridique et en particulier du service de recouvrement de TIMOCOM. L’activité de ces services consiste principalement à régler des différents entre clients et à résoudre les problèmes juridiques de l’entreprise.

 

Et à ce propos : Qu'est-ce qui fait la particularité du service de recouvrement de TIMOCOM ?
…la mise en place rapide de la gestion des créances tout en gardant une position neutre à l’égard de toutes les parties. En cas de différends entre les cocontractants, y compris les frontières nationales et linguistiques, nous apportons notre contribution pour leur permettre de continuer à coopérer sur le marché à l’avenir. Pour nos clients, c’est un soulagement de savoir qu’ils ont un partenaire de confiance à leurs côtés, capable de surmonter ces obstacles.

 

Quelle est la nature de ces obstacles ?
L’expérience a montré qu’il ne s’agit pas forcément de problèmes d’ordre juridique. Il s’agit souvent de difficultés de communication. Il s’agit en général d’intérêts humains – futilités, malentendus, obstacles. Dans ces cas précis, nous pouvons apporter notre aide, en collaboration avec l’équipe internationale, dans plus de 27 langues. En tant que spécialistes du secteur de la logistique et du transport, nous pouvons aborder le problème sans détour, en concertation avec les clients. Nous faisons souvent appel à une agence de recouvrement lorsqu’un débiteur ne réagit pas et le contact est interrompu. En tant que médiateur neutre, nous pouvons rétablir la communication entre créanciers et débiteurs. Pour cela, nous examinons les cas en nous appuyant sur les documents dont nous disposons et pouvons ainsi résoudre les problèmes en toute objectivité. TIMOCOM s’est engagé à simplifier l’exécution de l’ensemble des processus logistiques, et cela inclut également le flux de paiement réglementé.

 

Quel a été l’impact de la crise du coronavirus sur la situation économique de nombreuses entreprises de transport ?
Nous constatons que certains secteurs se sont développés de manière très variable en raison de cette situation. Les conditions du marché ont évolué. Certaines marchandises ont fait l’objet d’une demande accrue et certaines n’ont plus été demandées. Les transporteurs qui avaient une clientèle variée ont dû supprimer certains secteurs d’activité de leurs listes de clients. Les entreprises de transport qui livrent notamment des denrées alimentaires, du papier toilette ou des vaccins, enregistrent une hausse de la demande. Mais certaines entreprises de la logistique et du transport ont également dû, au moins temporairement, réduire leurs dépenses, notamment en immobilisant leur parc de véhicules ou en mettant une partie de leur personnel au chômage partiel. Nous attendons de voir si les aides de l’État suffiront pour aider durablement les entreprises à survivre malgré les faibles marges. Mais chaque entreprise a sa propre structure de coûts.

 

Avez-vous constaté un changement en matière de respect des délais de paiement dans la logistique en raison de la situation actuelle ?
Une plus grande prudence est de rigueur sur le marché. La patience en matière de préfinancement de prestations a diminué dans le secteur de la logistique. Si un fournisseur effectuait plusieurs transports pour une même entreprise, dans le secteur du transport, regrouper le paiement de plusieurs factures était une pratique courante. En cas de défauts de paiement, ces créances étaient toutes transmises au service de recouvrement pour qu’il les traite.

Depuis la crise du coronavirus, les choses ont changé. Les fournisseurs n’attendent plus aussi longtemps à la fin du délai de paiement et nous transmettent plus souvent les factures impayées une à une. Mais globalement, nous avons plutôt constaté une augmentation du respect des délais de paiement, ce qui est bénéfique pour la rentabilité des entreprises.

 

Que doivent encore faire les entreprises de transport et de logistique pour optimiser leurs processus et améliorer leur rentabilité ?
Certains problèmes peuvent être anticipés. Dans de nombreux secteurs de la logistique, les processus à l’origine du transport continuent à être exécutés de manière analogique. Leur exécution est donc plus sujette aux erreurs.

La marchandises doit être transportée d’un point A vers un point B. C’est un processus physique irremplaçable mais il se poursuit souvent de façon analogique. La réception de la marchandise est attestée sur un bon de livraison. À partir de ce moment, commence un cycle lent et source d’erreurs, en particulier si les livraisons sont sous-traitées quatre, cinq fois. La livraison est confirmée dans la lettre de transport et le justificatif est envoyé à chaque intervenant dans la chaîne de transport. Un CMR classique est donc édité en quatre exemplaire, c’est le principal document de preuve du transport effectué et de l’exécution du contrat de livraison. Chacun des acteurs du transport a donc tout intérêt à recevoir un exemplaire original.

Mais cette preuve de livraison est rarement envoyé au client dès que la livraison est effectuée car elle reste dans le camion et effectue encore plusieurs transports avec le chauffeur avant que ce dernier revienne au bureau. Les documents nécessaires à la facturation sont donc remis tardivement et retardent donc le paiement de l’ordre. Ce type de traitement présente également le risque que les documents de transport ne soient pas correctement envoyés à l’entreprise de transport. Si le document orignal est perdu par les services postaux, il est difficile de prouver que le transport a bien été effectué. Pour le suivi, des copies des preuves de livraison sont souvent refusées. Il en résulte une longue chaîne de communication qui peut entraîner des difficultés. Une variante numérique peut remédier à cette situation.

 

Quelle aide la numérisation peut-elle apporter à la logistique dans la situation actuelle ?
Un passage à une gestion électronique des documents peut s’avérer très utile, en particulier dans la situation actuellecar les bureaux des transporteurs et des affréteurs ne sont plus occupés de manière permanente, notamment en raison du télétravail. En effet, dans une telle situation, l’échange de documents papiers est encore plus difficile. À l’inverse, les documents gérés numériquement peuvent être traités beaucoup plus rapidement. La jurisprudence laisse le « champ libre » aux documents électroniques. Beaucoup l’ignorent : Un document scanné ou copié a force probante devant les tribunaux. À des fins de conservation fiscale, le dossier de transport est, de toute façon, numérisé la plupart du temps.

 

Alors cette étape aurait-elle pu être intégrée bien avant dans la chaîne de processus ?
La question que chacun se pose est : « Est ce que la marchandise est bien arrivée à destination ? ». La réponse à cette question peut parfaitement être un document scanné. Mon conseil : Il faudrait vérifier, pour chaque processus, si une variante électronique est possible et si tel est le cas, convenir d’utiliser cette variante dès le début. Dans le délai de paiement convenu, la variante électronique peut notamment être utilisée pour envoyer des demandes d’informations complémentaires, combler les déficits de communication et initier les délais de paiement. En cas de besoin, l’original peut être envoyé par la poste a posteriori. Les deux parties doivent avoir pour objectif de raccourcir autant que possible les délais de paiement. Cela permet d’économiser du temps, de l’argent et de l’énergie.

Je pense que la crise du coronavirus va permettre à la gestion électronique des transports de s’imposer de plus en plus. En effet,  la numérisation de nombreux processus peut encore être renforcée dans le secteur de la logistique. Cela inclut également les paiements.

Vous avez encore une créance impayée ? Confiez-la au service de recouvrement de TIMOCOM en ligne et bénéficiez d’une transparence totale des coûts dans le calculateur de coûts.

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