Les sept questions les plus posées à propos du recouvrement des créances en logistique
Nous vous expliquons comment cela fonctionne et qui prend les coûts en charge.
L'ordre de transport a été livré et la facture établie. Mais aucun encaissement n’apparaît sur le compte.
L’une des options pour gérer les mauvais payeurs est de faire appel à une agence de recouvrement. Mais cela est d’abord associé à de nombreuses incertitudes.
Dans cet article, nous répondons aux sept questions les plus posées avant de faire appel à une agence de recouvrement.
Contenu :
- Combien de relances faut-il envoyer avant de pouvoir faire appel à un service de recouvrement ?
- Quelles sont les tâches prises en charge par une agence de recouvrement ?
- Comment faire appel à une société de recouvrement ?
- Comment fonctionne une procédure de recouvrement ?
- Que ne doit pas faire une agence de recouvrement ?
- Quel est le montant des frais de recouvrement ?
- Qui prend en charge les frais de recouvrement ?
Sauf convention contraire dans le contrat, les créances sont exigibles immédiatement. Mais il peut y avoir des impayés. Les causes sont diverses mais les conséquences sont ennuyeuses pour toutes les parties concernées. On est en présence d’un retard de paiement 30 jours après l’exigibilité de la somme due. En tant que créancier, vous avez désormais la possibilité d’aller plus loin et notamment de faire appel à une agence de recouvrement pour récupérer votre argent. Ce que vous devriez savoir à ce propos :
1. Combien de relances faut-il envoyer avant de pouvoir faire appel à un service de recouvrement ?
Selon une directive européenne, après l’expiration du délai de paiement, aucun courrier de relance n’est nécessaire. Le donneur d’ordre est directement considéré comme étant en retard de paiement et une agence de recouvrement pourrait être mandatée.
Une lettre de relance n’est certes plus nécessaire, mais c’est une démarche indispensable pour préserver la relation commerciale. Toutefois, si après la seconde relance, le débiteur ne réagit toujours pas ou n’effectue pas le paiement, une gestion professionnelle de la créance peut être envisagée.
2. Quelles sont les tâches prises en charge par une agence de recouvrement ?
L’agence de recouvrement examine les faits pour les deux parties et peut agir en tant que médiateur neutre. Elle passe au crible les pièces justificatives déposées et peut dire s’il s’agit d’une créance fondée.
Ensuite, un service professionnel de gestion des créances aide ses clients à récupérer leur argent et se charge des échanges avec le débiteur. Ceci doit permettre de clarifier la situation et/ou d’obtenir le paiement des créances. En outre l’agence est autorisée, à la demande du créancier, de négocier d’autres modalités de paiement.
Le service de recouvrement peut agir pour récupérer l’argent. Cela signifie concrètement qu’il peut obliger le débiteur à payer les créances.
3. Comment faire appel à une société de recouvrement ?
Il est possible de s’occuper soi-même de ses créances. TIMOCOM a rédigé un article à ce propos qui comporte trois conseils pour gérer ses créances. Ces conseils consistent notamment à contacter le client en personne et à lui rappeler son obligation de paiement. Il est toutefois judicieux de se tourner vers quelqu’un qui a de l’expérience en la matière ou, mieux encore, un spécialiste du secteur d’activité. Lors du choix de l’agence de recouvrement, les affréteurs et les logisticiens doivent s’assurer que celle-ci fournit les informations correspondantes. Le recours se fait souvent de façon très simple, par courrier ou via un formulaire en ligne. Pour permettre à l’agence de recouvrement de travailler efficacement, les pièces justificatives correspondant aux créances doivent lui être remises. Il s’agit des factures impayées, du contrat de transport ou de tout autre document similaire. Si ces documents ne peuvent pas être présentés, le client doit confirmer le recours au service de recouvrement. L’équipe du service de recouvrement peut ainsi débuter le travail de gestion professionnelle des créances.
4. Comment fonctionne une procédure de recouvrement ?
Une fois l’ordre confirmé et tous les documents importants expliquant la situation déposés auprès de l’agence de recouvrement, cette dernière analyse la situation.
Elle vérifie si les documents sont exacts. Le délai de paiement a-t-il vraiment été dépassé de 30 jours ? Une réclamation a-t-elle été formulée ? Y-a-t-il une facture impayée ? Le service de recouvrement vérifie, en s’appuyant sur les pièces justificatives, si la créance est incontestable et licite.
L’agence se charge ensuite de contacter le débiteur. Ce dernier peut se prononcer sur les faits et prendre position. Il peut confirmer ou infirmer la créance et fournir ses propres documents. Dans le cadre des échanges, des versements de mensualités ou des paiements échelonnés peuvent notamment être convenus.
5. Que ne doit pas faire une agence de recouvrement ?
Un service de recouvrement ne doit pas rendre justice, soit condamner quelqu’un à quelque chose, ni exiger un paiement direct de la part du débiteur. Il peut demander à un débiteur d’honorer un paiement si la créance est incontestable. Si la créance est justifiée, le débiteur doit payer la somme due au créancier.
Les sociétés de recouvrement n’ont donc pas d’autres droits que le créancier initial. Elles se chargent uniquement des échanges avec le débiteur, en qualité de prestataire. Elles possèdent certes les connaissances en droit nécessaires pour gérer la situation, mais elles ne jouent pas le rôle de conseillers juridiques. Si une affaire doit être jugée devant un tribunal, la société de recouvrement restera en-dehors de l’affaire.
6. Quel est le montant des frais de recouvrement ?
Si une entreprise de logistique décide de faire appel à un professionnel de la gestion des créances, le montant des frais est limité. Ce montant est déterminé par un tableau des honoraires d’avocats qui indique un prix fixe. Le traitement du recouvrement d’une créance par un professionnel s’élève à la moitié des honoraires ou, tout au plus, à deux fois et demie le montant des honoraires. La base de calcul est le montant de la demande. Même pour les cas les plus complexes et particulièrement coûteux des frais de traitement d’un montant maximal x 2,5 seront demandés. Mais la valeur moyenne est souvent estimée à 1,3. Cela peut sembler compliqué de prime abord mais le calcul est simple et rapide.
Exemple : Partons de l’hypothèse qu’un transport effectué n’a pas été payé. Le montant de la facture est de 500 euros. Les frais de recouvrement pour ce cas de gravité moyenne et estimés à 1,3 fois les honoraires d’avocat, s’élèvent à 58,50 euros.
7. Qui prend en charge les frais de recouvrement ?
Les causes de non-paiement des factures sont nombreuses mais les mauvais payeurs doivent avoir conscience qu’elles entraînent des efforts et des dépenses importants. La rédaction et l’envoi de courriers de relance peut notamment engendrer des charges administratives et financières. Le créancier peut exiger que ces dépenses soient intégralement prises en charge par le débiteur.
Une directive de l’UE définit des droits et des obligations clairs sur le comportement à adopter en cas de non-paiement d'une facture. Vous trouverez dans cet article du blog de TIMOCOM tous les détails juridiques sur le remboursement des frais. Il est important de les connaître, en particulier dans un secteur aussi international que celui de la logistique.
Synthèse
Les factures en suspens doivent, bien entendu, être payées, en particulier pour maintenir une relation de confiance avec ses partenaires commerciaux. Si tel n’est pas le cas, il est important de connaître ses droits et ses options. Avoir recours à un service de recouvrement peut s’avérer utilise lorsque l’on souhaite mettre la gestion de ses créances entre des mains expertes.
Dans le secteur de la logistique et du transport, la gestion des créances est un véritable défi, en raison de l’internationalité et du multilinguisme de tous les acteurs. Le service de recouvrement international de TIMOCOM s’est
donc spécialisé dans la prise en charge de ses clients au niveau européen. Il agit en tant que médiateur neutre dans 27 langues et aide à gérer les mauvais payeurs.
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