Voici comment trouver le système de gestion du transport (TMS) adapté
Les exigences des processus et des opérations au sein de l’entreprise déterminent le choix du TMS le plus approprié. Les fonctions d’interface offrent de nouvelles possibilités.
Planifier et organiser les transports est une opération laborieuse et souvent stressante. Et en règle générale, la route qui nous mène vers notre destination n’est pas une route directe, mais c’est plutôt une route sinueuse et semée d’embûches. En effet, chaque transport a ses particularités : nature et taille du chargement, spécifications du véhicule, restrictions applicables sur les lieux de chargement et de déchargement, communication entre les chauffeurs, les expéditeurs et les destinataires. Pour que tout se passe bien, l’ordonnanceur doit avoir les nerfs solides, posséder un sixième sens et un bon système de gestion du transport.
Les systèmes de gestion du transport (TMS) soutiennent l’ordonnanceur dans son travail quotidien. Le temps des grands panneaux et des tableaux créés manuellement est révolu et cela permet d’organiser les transports quotidiens de la façon la plus efficace possible. En outre, en cette période de pandémie, il est quasiment impossible d’utiliser des processus manuels, tels que la transmission de justificatifs papier de note de frais d’un service à un autre, a fortiori lorsque les collaborateurs sont en télétravail. Dans une certaine mesure, la numérisation a déjà fait son entrée dans les bureaux d’ordonnancement des prestataires de transport et de logistique. Toutefois, elle ne peut être efficace que si les entreprises utilisent un logiciel adapté à ces exigences.
Définir ses besoins avant de faire l’acquisition d’un TMS
Les entreprises qui souhaitent acquérir un TMS doivent d’abord analyser très précisément le déroulement des processus et des opérations au sein de leur entreprise. Nombreux sont les TMS qui se sont spécialisés dans certains types de chargement ou qui proposent uniquement des fonctions de base. Une entreprise qui propose, par exemple, des transports de chargements complets, ne doit pas faire l’acquisition d’un programme principalement axé sur le groupage et qui ne traite les chargements complets que dans ses fonctions de base.
Impliquer les employés
Les employés sont une aide précieuse dans le choix du logiciel. Les modifications des processus ne peuvent être réalisés qu’avec leur aide. Il est donc important d’impliquer son personnel le plus tôt possible dans le projet, au mieux, dès la phase de sélection du logiciel. C’est l’une des conditions pour qu’ils acceptent ces changements utiles dans leur activité quotidienne. Car, en fin de compte, ce sont les employés qui travaillent avec ce logiciel.
Déterminer les fonctions essentielles
L’étape suivante consiste à déterminer les fonctions essentielles d’un logiciel utilisé pour le travail quotidien. Il est même recommandé de ne pas uniquement tenir compte des fonctionnalités actuelles, mais également de sa propre évolution. Il est utile, dans ce cas, de rédiger un cahier des charges. Ce cahier des charges permet non seulement de définir les processus qui déterminent le déroulement du transport, mais il aide également l’entreprise de transport à choisir son fournisseur de TMS. Si des fonctions importantes ne sont pas incluses dans l’offre faite par certains éditeurs de logiciels, ces prestataires peuvent être exclus immédiatement.
Envisager la création d’interfaces
Un TMS n’est pas un factotum qui maîtrise toute la chaîne des processus. Il peut donc s’avérer nécessaire, en fonction de la structure de l’entreprise et de la gestion des processus, de créer des interfaces avec d’autres programmes et systèmes pour le passage des commandes, la comptabilité financière et la facturation. Les prestataires de transport et de logistique qui travaillent avec un système ERP doivent être en mesure d’établir un lien avec ce système afin de pouvoir échanger automatiquement des informations importantes telles que des données principales et des numéros d’ordres. Cela permet non seulement de réduire les sources d’erreurs mais aussi d’éviter que les tâches soient effectuées en double. Ainsi, l’ordonnanceur peut se concentrer sur la répartition optimale des ordres sur les différents véhicules.
Interfaces automatisées avec des tiers
Mais ces interfaces ne sont pas uniquement requises en interne pour les programmes back-office. D’autres interfaces sont nécessaires pour permettre aux ordonnanceurs d’exécuter leurs tâches numériquement. Il est notamment possible d’intégrer automatiquement des bourses de fret, des systèmes télématiques ainsi que des partenaires commerciaux dans les opérations quotidiennes et de synchroniser facilement les données pertinentes.
L’interface utilisée est une Application Programming Interface (API), une interface applicative de programmation. Elle assure un échange de données entre les différents programmes et une lecture précise de ces données.
Avec la Place de Marché deTIMOCOM, les utilisateurs peuvent accéder facilement, rapidement et en toute sécurité à une multitude d’applications via une interface. Ils peuvent notamment accéder à la bourse de fret qui propose chaque jour jusqu’à 750 000 offres de fret et de véhicules ainsi que des outils et des fonctions permettant de piloter et de suivre le trajet des ordres de transport. L’utilisation de l’interface garantit une exécution des processus logistiques plus rapide et plus rentable économiquement.